Fichier de contacts avec un tableur

Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Création d'un contact en doublon à des fins de test

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Nous allons maintenant commencer à vérifier notre fichier, puis à en extraire certaines données, à des fins d'analyse.

     Notre fichier ne contient que dix contacts. C'est un fichier d'exemple. Je vous conseille de continuer ce tutoriel avec vos données personnelles.

     Un fichier d'entreprise contient des centaines, voir des milliers de contacts. Il est important de ne pas avoir de contacts en double. En effet, une opération tel que l'e-mailing ou le publipostage coûte de l'argent, et un contact n'a pas besoin de recevoir deux fois une information.

     En plus, les e-mails publicitaires sont vite mal considérés par les internautes s'ils ne sont pas désirés, alors les recevoir deux fois n'arrange pas les choses.

     Faisons d'abord un Copier/Coller d'un contact pour créer un doublon. Je vais choisir mon entreprise comme doublon, histoire de me faire un peu de publicité...

     Les indications sont les mêmes avec OpenOffice, LibreOffice Calc et Microsoft Excel.

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Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Collage spécial du format d'une cellule

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Maintenant créons une nouvelle colonne à la fin de notre tableau (colonne R), que nous appellerons identité. Cette colonne nous servira pour récupérer dans une même cellule, le nom et le prénom de nos contacts, afin d'en déterminer les doublons.

     Par défaut le texte est à nouveau sur fond blanc, et aligné à gauche avec le tableur Open Office.

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Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Copier Coller avec incrément ou pas

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Nous avons vu dans l'article précedent, comment créer une chaine de caracteres à partir de plusieurs chaines avec la formule :

=B2&" "&C2

     Pour compléter l'ensemble de la colonne, il nous faut écrire pour la suite

=B3&" "&C3
=B4&" "&C4
=B5&" "&C5
=B...x&" "&C...x

     Démarche vite fastidieuse si notre fichier comprend des milliers de contacts !

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Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Concaténer des chaines de caractères

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Première étape de notre recherche de doublons, récupérer le nom et le prénom de nos contacts, pour en faire une donnée unique afin d'effectuer un contrôle. Le résultat « Nom Prénom » sera stocker dans la colonne identité crée dans l'article précèdent.

     Nous allons utiliser la fonction de concaténation des chaines de caractères. Cette fonction se comporte un peu comme le signe +, sauf qu'elle ajoute des caractères les un à la suite des autres.

     Les captures d'écrans sont celles du tableur OpenOffice LibreOffice Calc, mais c'est exactement la même chose pour Microsoft Excel
L'opérateur est le signe &. Pour faire une addition bout à bout de deux chaines de caractères, il suffit d'écrire dans une cellule :

= Chaine1&Chaine2

Ou si l'on travaille sur le contenu de cellules :

=CoordonnéesCellule1&CoordonnéesCellule2

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Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Contrôle des doublons sur le nom des contacts

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Nous avons maintenant notre liste Non+Prénom. Le but est maintenant de vérifier la présence de doublons. Ce n'est pas spécialement une erreur, il peut y avoir des homonymes, mais c'est à vérifier.

     Le tableur Microsoft Excel propose depuis la version 2007, une fonction de suppression des doublons.

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