Fichier de contacts avec un tableur

Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Mise en forme conditionnelle.

Écrit par Philippe VERHAEGHE

      L'article précèdent nous a permis de mettre en évidence la présence de doublons dans notre fichier de contacts au niveau des noms. Pour compléter cette mise en évidence, nous allons mettre les identités des contact en surbrillance, par l'intermédiaire du formatage conditionnel.

      Il s'agit de définir un style de cellule qui dépend, soit de la valeur de la cellule, soit d'une formule de calcul.

      Ici, le formatage de la colonne R dépendra de la valeur en S, et sera mis en surbrillance si Valeur>1, synonyme de doublon potentiel.

Avec les tableurs Openoffice LibreOffice Calc :

Format / Formatage conditionnel sur la première cellule de la colonne identité

Lire la suite : Fichier de contacts avec...

Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Extraire le département en fonction du code postal

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Notre fichier de contacts contient les adresses de ceux-ci. Enfin si vous avez remplie les champs correspondants correctement.

     L'adresse est une donnée importante, mais il peut être intéressant d'en extraire le département pour de l'analyse macroscopique. Connaître la répartition géographique de ces clients par exemple.

     Rien de plus simple avec un tableur.

     Nous allons utiliser la fonction STXT, qui, en partant d'une chaine de caractères, en extrait une partie.

     Ces indications sont valables pour les tableurs OpenOffice, LibreOffice Calc et pour Microsoft Excel

Lire la suite : Fichier de contacts avec...

Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Contrôle de la pertinence des informations

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Toujours dans le contrôle, il peut être important de ne pas faire d'erreur dans l'intitulé de la fonction. Si vous souhaitez faire un emailing à tous les chefs d'entreprises, ou du publipostage, il serait dommage d'en oublier, sous prétexte que vous avez écrit « chef d'enteprise » ou « chef d'entrepise » au lieux de « chef d'entreprise».

     De la même manière, si vous écrivez de temps en temps « Ressources Humaines » et à d'autres moments « DRH », vous manquerez de pertinence lors de vos envois ciblés, ou lors de l'analyse de votre fichier à l'aide de tableaux croisés dynamiques par exemple.

     Sur le même exemple que précédemment, on vérifiera la présence de fonctions en redondance <2 ou <3 ou <4, etc ... en partant du principe que ce n'est pas spécialement une erreur, mais que plus le fichier est grand, moins il y a de chance d'avoir une fonction unique, et que c'est a vérifier. De même <2 est risqué pour les très gros fichiers, ou vous risquez d'avoir fait une erreur en double. Dans notre exemple, nous prendrons une alerte si la fonction est présente moins de 3 fois.

Lire la suite : Fichier de contacts avec...

Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Garder les entêtes des colonnes toujours visibles

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Au fur et à mesure que votre fichier de contact va grandir, il va devenir de plus en plus désagréable de l'utiliser, car les entêtes des colonnes seront de plus en plus éloignées de vos données.

     Un solution pratique consiste à figer les entêtes des colonnes en séparant la feuille de calcul en deux parties, et de ne faire défiler que la partie du bas.


Avec les tableurs OpenOffice et LibreOffice Calc

Il suffit de sélectionner les deux lignes, ou les deux colonnes ou vous souhaitez faire la coupure, puis

Fenêtre / Scinder

Lire la suite : Fichier de contacts avec...