Fichier de contacts avec un tableur

Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel - Attention aux formats des chiffres et des lettres

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Une petite remarque par rapport à notre saisie de texte. Un tableur est avant tout fait pour faire des calculs. Par défaut si le contenu de la cellule est uniquement constituer de chiffres, les tableurs que ce soit Calc ou Excel, vont considérer la saisie comme un nombre. Par contre, dès qu'il y a un caractère non numérique, la cellule sera considérée comme une zone de texte.

     La première différence, visible à l'écran :

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Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Notions de fonctions

Écrit par Philippe VERHAEGHE

      Nous allons maintenant aborder la notion de fonctions. D'une manière générale dans un premier temps, puis nous approfondirons ces notions de manière plus pratique dans notre fichier de contact.

      Les indications ci-dessous sont valables pour Office comme pour OpenOffice. Les différences sont très mince entre les deux logiciels, du moins au niveau où nous allons l'aborder.

      On peut bien sur entrer un calcul ou une formule directement dans une cellule. Ou passer par un assistant.

      On démarre l'assistant d'OpenOffice ou LibreOffice Calc en cliquant sur Fx

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Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Filtres sur les colonnes du tableau

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Il peut être intéressant d'améliorer le tri vu précédemment. L'outil Filtre permet de trier suivant plusieurs entêtes de colonnes, et de n'afficher que les réponses pertinentes. Il devient alors aisé de faire un Copier/Coller du résultat à des fins spécifiques.

     Nous allons trier notre fichier de contact pour en extraire les coordonnées des chefs d'entreprises de nos fournisseurs afin par exemple de leur envoyer une lettre d'information concernant la modification de l'organigramme de notre entreprise.


     Sélectionner d'abord l'ensemble des données, puis

     Sous OpenOffice  Calc:

 

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Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel-Attention à la définition des zones de calculs

Écrit par Philippe VERHAEGHE

     Il est important de définir dès le début ce que l'on veux faire, et d'intégrer le fait que notre fichier va évoluer. Une erreur classique est de définir les zones de données de manière trop juste.

     Un exemple, sans grand intérêt ici, mais si l'on fait la somme des ages de nos contacts, on obtient 355 dans notre cas en entrant =somme(E2:E10) dans la cellule F14.

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