Fichier de contacts avec un tableur

Fichier de contacts avec OpenOffice-LibreOffice Calc ou Microsoft Excel - Création du fichier

Écrit par Philippe VERHAEGHE

    Le but de ce tutoriel est de réaliser un fichier de contacts avec un tableur.

    Bien que les menus ne soient pas tout a fait les mêmes, il vous est possible de réaliser la même chose avec les deux logiciels. Pour ma part, je préfère OpenOffice car c'est un logiciel gratuit (cliquer ICI pour en savoir plus), disponible sous Windows et Linux, et qui est de plus en plus présent, que ce soit chez les particuliers, dans l'enseignement ou dans les entreprises.

   Si vous êtes utilisateurs de LibreOffice de la Document Foundation  (fork d'OpenOffice après la scission des développeurs à la version 3,2), les explications sont les mêmes que pour OpenOffice.

 

Petit rappel Wikipédia : « Un fork, ou embranchement, est un nouveau logiciel créé à partir du code source d'un logiciel existant. Cela suppose que les droits accordés par les auteurs le permettent : ils doivent autoriser l'utilisation, la modification et la redistribution du code source. C'est pour cette raison que les forks se produisent facilement dans le domaine des logiciels libres.»

     Ce fichier sera le plus complet possible, afin d'être utilisable dans divers buts :

  • Fichier contacts
  • Fichier de prospection
  • Fichier clients
  • Fichier fournisseurs
  • Publipostage
  • Mailing
  • Analyses diverses

     Au fur et à mesure de ce travail complètement guidé, vous apprendrez à vous servir des fonctions de base du tableur.

La première chose, ouvrir le tableur OpenOffice Calc:

A partir du menu Démarrer/tous les programmes/OpenOffice.org sous Windows
A partir du menu Application/Bureautique/Tableur OpenOffice.org sous Linux (Ubuntu)

On se retrouve avec l'environnement suivant :

1-ouverture-tableur-openoffice

 

Où d'ouvrir le tableur Microsoft Excel:

A partir du menu Démarrer/tous les programmes/Microsoft Office sous Windows
Et évidemment pas disponible sous Linux

On se retrouve avec l'environnement suivant :

1-ouverture-tableur-excel

 

     Dans les deux cas, on trouve des menus et des raccourcis vers les fonctions les plus utilisées en haut, des cellules vides pour écrire du texte ou des formules de calculs, et des repères sur les côtés.

     Première chose à faire, il faut donner un nom à votre fichier et l'enregistrer.

     Menu Fichier/Enregistrer sous pour Calc

2-enregistrement-du-fichier-calc

 

     Donner un nom à votre fichier qui portera l'extension ODS par défaut

3-donner-un-nom-au-fichier-calc

 

Bouton office   2-enregistrement-du-fichier-tableur-excel-bouton-office

puis enregistrer sous pour Excel

2-enregistrement-du-fichier-tableur-excel

 

     Donner un nom à votre fichier qui portera l'extension XLSX par défaut

3-donner-un-nom-au-fichier-excel

 

     Enregistrez-le dans votre répertoire de documents.

     Pour Calc comme pour Excel, on peut aussi utiliser l'icône en forme de disquette pour l'enregistrement. 2-enregistrement-du-fichier-tableur-excel-disquette

     A noter que les deux tableurs savent lire et enregistrer dans le format des concurrents et qu'ils offrent un mode d'enregistrement compatible avec les fichiers Microsoft Office Excel 1997 et 2003 (format de fichiers en .XLS).

 

Voila, votre document est créé.